Refaktura kosztów – co to jest i jakie ma zastosowanie?

W księgowości i obrocie gospodarczym często można spotkać się z pojęciem refaktury kosztów. Czego dokładnie dotyczy refaktura? W jakich celach jest ona wystawiana? Pytania te zadajemy specjalistom z serwisu z sektora finansowego efaktor.com.pl.

Czym jest refaktura?

Przepisy nie wskazują precyzyjnie, co to jets refaktura kosztów. Co warto więc o niej wiedzieć?

Termin ten odnosi się do odsprzedaży nabytych usług osobie, która faktycznie z nich korzysta. Wobec tego za jej pomocą możliwe jest rozliczenie się kontrahenta z jego klientem. Stosowany jest wtedy odpowiedni dokument, który określany jest właśnie jako refaktura.

Do refaktury nie powinno się dodawać żadnych dodatkowych kosztów, na przykład prowizji czy marży. W takim przypadku należy traktować je jako osobną sprzedaż.

Jak prezentuje się wtedy kwestia refaktura kosztów a VAT? Wszystko zależne jest od rodzaju usługi, która podlega refakturowaniu. Zasadniczo jednak stosowana jest wtedy taka sama stawka podatku VAT, jaka znajduje się na pierwotnej fakturze.

Prowadzenie refakturowania pomaga zatem przedsiębiorcom w prowadzeniu rozliczeń usług, z których korzystają ich klienci.

Kiedy stosuje się refakturę kosztów?

Najczęściej refaktura dotyczy usług, dlatego też jest ona stosowana głównie wtedy, gdy przedsiębiorca kupuje usługi na rzecz swoich klientów.

Najczęściej refakturowanie prowadzone jest w przypadku wynajmowania nieruchomości. Wówczas może być przygotowana refaktura za energię elektryczną, wodę, kanalizację, gaz czy inne media.

Refakturowanie może być też wykorzystane w innych przypadkach, na przykład stosowana jest ona przy poniższych kosztach:
– Koszty paliwa,
– Koszty noclegów,
– Koszty transportu, na przykład nabycie biletów,
– Koszty komunikacji, na przykład rozmów telefonicznych.

Wobec tego refakturowanie może być używane w wielu sytuacjach, gdy przedsiębiorca chciałby przekazać swojemu klientowi dokument potwierdzający wykupione usługi i umożliwić mu spłacenie należności.

Warto jednak pamiętać o tym, że refakturowanie nie powinno mieć zastosowania wtedy, gdy prowadzenie jest rozliczenie kosztów pomocniczych związanych z usługą, której dotyczy refaktura.

Jakie elementy powinna zawierać refaktura?

Refaktura nie musi wyglądać tak samo, jak pierwotna faktura, na podstawie której jest ona przygotowywana. Musi jednak zawierać określone informacje, jakie wymagane są na zwykłej fakturze VAT.

Na refakturze powinny znaleźć się w szczególności poniższe pozycje:
– Data jej wystawienia,
– Numer refaktury,
– Informacje dotyczące podatnika i nabywcy, w tym ich imiona, nazwiska, nazwy, numery NIP,
– Data dotycząca dokonania albo zakończenia wykonania usługi,
– Informacje na temat usługi,
– Wartości dotyczące usługi, w tym wartość sprzedaży netto, podatku oraz sprzedaży brutto.

Na dokumencie powinny znaleźć się też informacje o tym, że jest on refakturą kosztów.